Au Québec, la majorité des entreprises doivent, dès leur création, s’immatriculer auprès du Registraire des entreprises en produisant une déclaration d’immatriculation. L’immatriculation vise à regrouper, dans le registre des entreprises, les informations relatives aux entreprises et aux personnes faisant des affaires au Québec. Ces informations sont essentielles aux citoyens, aux partenaires d’affaires et aux organismes gouvernementaux ayant à transiger avec elles. Lors de l’immatriculation d’une entreprise, le Registraire lui attribue un numéro d’entreprise du Québec (NEQ). L’entreprise se sert notamment de son NEQ pour s’identifier autant auprès du Registraire qu’auprès d’autres organismes gouvernementaux.

À la suite de son immatriculation, l’entreprise doit se soumettre aux obligations légales découlant de l’immatriculation durant toute son existence.

Qui doit produire une déclaration d’immatriculation?

Note
Les personnes morales constituées au Québec à la suite du dépôt de leurs statuts au registre n’ont pas à produire de déclaration d’immatriculation, car elles sont automatiquement immatriculées par le Registraire lors de leur constitution.

Cependant, une compagnie qui était régie par la partie I de la Loi sur les compagnies ou constituée en vertu de la Loi sur les compagnies minières et qui a été dissoute volontairement ou par l’effet de la loi doit remplir le formulaire Demande de reconstitution (RE-703).

Les personnes et les formes juridiques d’entreprise suivantes doivent produire une déclaration d’immatriculation :

  • La personne physique qui exploite une entreprise individuelle au Québec, sous un nom ne comprenant pas son nom de famille et son prénom;
  • La personne physique qui exploite un point de vente de tabac au détail ou un salon de bronzage, peu importe si elle exploite son entreprise sous son nom de famille et son prénom;
  • La société en nom collectif et la société en commandite constituées au Québec;
  • La société de personnes non constituée au Québec qui exerce une activité au Québec, y compris l’exploitation d’une entreprise, ou qui y possède un droit réel immobilier autre qu’une priorité ou une hypothèque;
  • La personne morale non constituée au Québec si elle a son domicile au Québec, y exerce une activité, y compris l’exploitation d’une entreprise, ou y possède un droit réel immobilier autre qu’une priorité ou une hypothèque;
  • Toute personne morale continuée en vertu d’une loi autre qu’une loi québécoise si elle a son domicile au Québec, y exerce une activité, y compris l’exploitation d’une entreprise, ou y possède un droit réel immobilier autre qu’une priorité ou une hypothèque;
  • Toute personne morale de droit privé non constituée au Québec qui est issue d’une fusion, autre qu’une fusion simplifiée au sens de la Loi sur les sociétés par actions;
  • La personne morale constituée au Québec avant 1994 qui n’est pas immatriculée au registre des entreprises;
  • Le syndicat des copropriétaires;
  • La fiducie exploitant une entreprise à caractère commercial au Québec qui n’est pas administrée par un fiduciaire immatriculé.
Important
Si vous désirez immatriculer au registre une entreprise qui a été constituée sous une loi autre qu’une loi du Québec, assurez-vous que les conditions suivantes sont remplies :

  • les renseignements concernant l’entreprise sont déjà publiés dans le registre de l’autre juridiction;
  • les renseignements fournis dans la déclaration d’immatriculation, tels que le nom et l’adresse du domicile de l’entreprise ainsi que sa date de constitution, correspondent aux renseignements déjà déclarés dans l’autre juridiction;
  • l’entreprise n’a pas été dissoute.

Le Registraire pourrait refuser d’immatriculer l’entreprise si l’une ou l’autre de ces conditions n’est pas respectée.

Notion d’activité au Québec

Une entreprise exerce une activité ou exploite une entreprise au Québec dans l’une ou plusieurs des situations suivantes :

  • elle possède une adresse au Québec;
  • elle ou son représentant possède un établissement ou une case postale au Québec;
  • elle ou son représentant dispose d’une ligne téléphonique au Québec;
  • elle ou son représentant accomplit un acte au Québec dans le but d’en tirer profit.

Cas d’exception

L’immatriculation sur une base volontaire est possible, notamment pour les formes juridiques d’entreprise suivantes :

  • la personne physique qui exploite une entreprise individuelle sous un nom comprenant son nom de famille et son prénom;
  • les personnes morales de droit public, tels les organismes publics et les municipalités;
  • les sociétés en participation;
  • les associations et autres groupements de personnes.

L’avantage de l’immatriculation sur une base volontaire est qu’elle permet de rendre publique l’existence d’une entreprise ainsi que certaines informations la concernant. Une fois immatriculée, l’entreprise aura les mêmes obligations que les entreprises tenues de s’immatriculer.

Comment immatriculer une entreprise?

Important
Le gouvernement du Québec a mis en place le service intégré Démarrer une entreprise, un service en ligne qui vous permet d’effectuer, étape par étape, les démarches nécessaires au démarrage d’une entreprise auprès des différents ministères et organismes et de faire le suivi de chacune de vos demandes.

Nous vous conseillons de commencer le démarrage de l’entreprise au moyen de ce service, car seules les entreprises qui n’ont entamé aucune démarche auprès de ministères et d’organismes peuvent en bénéficier. Les entreprises qui ne peuvent pas bénéficier du service obtiennent quand même les renseignements concernant les obligations qu’elles ont à remplir auprès des différents ministères et organismes, selon leur forme juridique. Vous pouvez accéder au service en cliquant sur le bouton Démarrer une entreprise, qui figure dans la partie droite de cette page.

Pour immatriculer une entreprise, le Registraire met à votre disposition les services en ligne suivants :

Note
Certains types d’entreprises doivent utiliser les formulaires remplissables à l’écran (dynamiques) ou les formulaires papier fournis par notre service à la clientèle, car les services en ligne ne leur sont pas offerts. Consultez la Liste des formulaires ou communiquez avec nous pour obtenir des formulaires. Vous trouverez nos coordonnées dans la page Nous joindre.

Tarifs et modalités de paiement

Pour connaître les frais qui s’appliquent à une déclaration d’immatriculation, consultez la grille Tarifs et modalités de paiement (RE-101).

Obligations légales de l’entreprise

Une fois immatriculée, l’entreprise aura des obligations légales à remplir annuellement. Pour plus d’information, consultez la page Les obligations légales découlant de l’immatriculation.

Service à la clientèle

Services Québec fournit une assistance à la clientèle du Registraire des entreprises, et ce, en personne à l’un de ses comptoirs de Montréal ou de Québec, ainsi que par courriel et par téléphone. Vous trouverez les coordonnées du service à la clientèle à la page Nous joindre.

Le personnel du service à la clientèle peut vous aider notamment à mieux comprendre la procédure pour immatriculer une entreprise ainsi que les règles d’application générale de la loi. Toutefois, il ne peut pas interpréter ces règles pour les adapter à un cas précis ou pour répondre à une situation particulière. Si vous avez besoin d’aide à ce sujet, nous vous invitons à consulter un conseiller juridique.

Source : Immatriculer une entreprise-Registraire des entreprises du Québec 

Par Doudou Sow le Vendredi 27 Octobre 2017 dans Entreprendre au Québec, Immatriculer son entreprise. Aucun commentaire